BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP BAN HÀNH THÔNG TƯ SỐ 14/2026/TT-BTP HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRÊN MÔI TRƯỜNG ĐIỆN TỬ

     1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

      Thông tư quy định về số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC; rà soát, đánh giá TTHC đáp ứng yêu cầu cung cấp dịch vụ công trực tuyến, dịch vụ công trực tuyến chủ động và tái cấu trúc quy trình thực hiện TTHC.

     Đối tượng áp dụng gồm cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân tham gia thực hiện TTHC trên môi trường điện tử và cung cấp dịch vụ công trực tuyến, dịch vụ công trực tuyến chủ động.

     2. Quy định về số hóa hồ sơ và kết quả giải quyết TTHC

     Thông tư xác định cụ thể các giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi phải số hóa, bao gồm thành phần hồ sơ do tổ chức, cá nhân nộp, kết quả giải quyết TTHC trước đó và kết quả thẩm tra, xác minh. Đồng thời, quy định các trường hợp không phải số hóa như giấy tờ đã được chia sẻ từ cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành và có giá trị pháp lý; giấy tờ chỉ yêu cầu xuất trình hoặc tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước theo quy định.

     Quy trình số hóa được chuẩn hóa thành 04 bước:

Bước 1: Sao chụp giấy tờ, tài liệu sang bản điện tử.

     Bước 2: Bóc tách dữ liệu bằng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) hoặc nhập dữ liệu thủ công.

     Bước 3: Cấp mã kết quả số hóa theo cấu trúc định danh thống nhất.

     Bước 4: Lưu trữ kết quả số hóa vào cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc Kho dữ liệu hồ sơ TTHC.

     Đáng chú ý, kết quả giải quyết TTHC bằng bản điện tử, nếu bảo đảm thể thức theo quy định của pháp luật về văn thư, có giá trị pháp lý tương đương bản giấy; đồng thời được kết nối, hiển thị tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID).

     3. Tiêu chí cung cấp dịch vụ công trực tuyến và dịch vụ công trực tuyến chủ động

     Thông tư quy định các tiêu chí lựa chọn TTHC để ưu tiên rà soát, đánh giá khả năng cung cấp dịch vụ công trực tuyến toàn trình hoặc một phần, tập trung vào trải nghiệm người dùng, hạ tầng kỹ thuật, khả năng tích hợp thanh toán trực tuyến và tiềm năng cắt giảm thời gian, chi phí thực hiện.

     Đối với dịch vụ công trực tuyến chủ động, Thông tư xác định 04 mức độ phát triển:

     Mức độ 1: Chủ động nhắc người dân, doanh nghiệp thực hiện TTHC khi phát sinh thời điểm, sự kiện hoặc nghĩa vụ pháp lý.

     Mức độ 2: Chủ động nhắc và chuẩn bị hồ sơ, trong đó thông tin được tự động điền vào biểu mẫu điện tử tương tác.

     Mức độ 3: Chủ động nhắc, chuẩn bị hồ sơ và khuyến nghị phương án sử dụng dịch vụ phù hợp, tối ưu.

     Mức độ 4: Chủ động nhắc, chuẩn bị hồ sơ, khuyến nghị phương án và tự động thực hiện; dự thảo kết quả được gửi để người dân, doanh nghiệp xác nhận trước khi hoàn tất.

     4. Rà soát, tái cấu trúc quy trình và xây dựng biểu mẫu điện tử tương tác

     Các cơ quan, địa phương có trách nhiệm rà soát, lập sơ đồ quy trình đối với từng TTHC hoặc nhóm TTHC liên thông, hướng đến cắt giảm tối đa giấy tờ, giấy phép con, các khâu trung gian xử lý thủ công và thời gian đi lại của người dân, doanh nghiệp. Việc tái cấu trúc quy trình phải hoàn thành trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ khi dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu được công bố, chia sẻ và sẵn sàng khai thác.

     Bên cạnh đó, Bộ, cơ quan ngang bộ và UBND cấp tỉnh có trách nhiệm xây dựng biểu mẫu điện tử tương tác (e-Form), cho phép tự động điền, xác nhận các thông tin đã được số hóa, đồng thời hỗ trợ người dân, doanh nghiệp lựa chọn hình thức ký số linh hoạt theo quy định.

     5. Hiệu lực thi hành và quy định chuyển tiếp

     Thông tư số 14/2026/TT-BTP có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10/10/2026. Khi Thông tư có hiệu lực, các quy định tại khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 3; từ Điều 4 đến Điều 19; Chương IV và khoản 2 Điều 31 của Thông tư số 01/2023/TT-VPCP về số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC và thực hiện TTHC trên môi trường điện tử hết hiệu lực theo quy định tại Thông tư mới.

     Đối với hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC đã được số hóa trước ngày Thông tư số 14/2026/TT-BTP có hiệu lực thì không phải thực hiện lại quy trình số hóa. Các quyết định tái cấu trúc quy trình TTHC đã ban hành trước thời điểm này tiếp tục được thực hiện, trừ trường hợp cần sửa đổi, bổ sung theo quy định của pháp luật.

     Việc ban hành Thông tư số 14/2026/TT-BTP tạo cơ sở thống nhất trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC và đổi mới phương thức cung cấp dịch vụ công trên môi trường điện tử, hướng đến nền hành chính hiện đại, chủ động, minh bạch và lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ.